Informacje na temat faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową wystawia się w momencie, gdy otrzymałeś część lub całość należności, w szczególności w formie przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty. Wystawianie faktury zaliczkowej powtarza się za każdym razem, po otrzymaniu kolejnej części należności za transakcję.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia dokumentu,
  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numery identyfikatorów NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
  • datę otrzymania całości lub części należności (o ile różni się ona od daty wystawienia faktury),
  • kwotę otrzymanej całości lub części należności,
  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru: KP= ZB * SP/ 100 + SP, gdzie:
    • KP – oznacza kwotę podatku,
    • ZB – oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
    • SP – oznacza stawkę podatku.
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, liczbę zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej należności, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia tzw. fakturę końcową. Należy przy tym pamiętać, że sumę wartości towarów (usług) należy pomniejszyć o wartość otrzymanych części należności. Podobnie jest z kwotą podatku – należy ją pomniejszyć o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych (dokumentujących otrzymanie części należności). Faktura końcowa powinna zawierać również numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Kliknij tutaj, aby sprawdzić jak wystawić fakturę VAT zaliczkową.

Informacje na temat faktury końcowej

Faktura końcowa jest dokumentem księgowym wystawianym po dokonaniu sprzedaży lub usługi, na poczet których zostały wcześniej pobrane zaliczki oparte fakturami zaliczkowymi. Faktura końcowa stanowi potwierdzenie całkowitego zakończenia realizacji zamówienia, wynikającego najczęściej z dokumentu PRO-FORMA. Fakturę końcową należy wystawić, jeżeli suma otrzymanych zaliczek nie pokryła całkowitej wartości sprzedawanych towarów lub usług.

Faktura końcowa powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy tradycyjnej faktury, a mianowicie:

  • datę wystawienia faktury,
  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje daną fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery identyfikatorów NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury). W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  • nazwę (rodzaj) sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
  • miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
  • wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż,
  • zastosowane stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowo, na fakturze końcowej powinny znaleźć się numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Kliknij tutaj, aby sprawdzić jak wystawić fakturę VAT końcową.

W sytuacji, gdy faktura zaliczkowa obejmuje całą należność za towary lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawiać faktury końcowej. Jednak wystawienie takiej faktury jest bardzo pomocne, gdyż będzie wynikać z niej informacja, iż należność w całości została uregulowana w postaci zaliczek udokumentowanych fakturami zaliczkowymi. Faktura końcowa będzie wówczas dodatkowym dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży/zakupu, który ułatwi ewidencję dla celów podatku dochodowego.